Regulamin Współpracy B2B

Wersja 1.0 · obowiązuje od 25 maja 2026 r.

---

§ 1. Po co jest ten regulamin

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) opisuje zasady, na jakich ALOHA WEALTH AND WELLNESS Sp. z o.o. nawiązuje i prowadzi współpracę handlową (B2B) z partnerami w zakresie sprzedaży ekstraktów grzybów funkcjonalnych, ekstraktów roślinnych oraz produktów wytwarzanych na zamówienie (private label).

Regulamin jest skierowany do przedsiębiorców prowadzących działalność związaną ze zdrowiem, suplementacją lub żywnością funkcjonalną - sklepów zielarskich i drogerii, aptek, sklepów ze zdrową żywnością, e-commerce, klinik medycznych i centrów odnowy, praktyków medycyny chińskiej, dietetyków, trenerów oraz innych podmiotów, których profil odpowiada charakterowi Produktów.

Regulamin nie tworzy automatycznie umowy - wyznacza ramy współpracy. Każda konkretna dostawa odbywa się na podstawie zamówienia oraz Ogólnych Warunków Sprzedaży (OWS). Indywidualna umowa pisemna, jeśli zostanie zawarta, ma pierwszeństwo nad Regulaminem i OWS.

§ 2. Słowniczek

Pojęcie	Znaczenie
Aloha	ALOHA WEALTH AND WELLNESS Sp. z o.o., ul. Solec 81B/73A, 00-382 Warszawa, KRS 0000677233, NIP 7010688450
Partner	przedsiębiorca, z którym Aloha nawiązuje współpracę B2B na zasadach Regulaminu
Produkty	surowce (ekstrakty, proszki z grzybów funkcjonalnych i roślin) oraz produkty na zamówienie (private label) oferowane przez Aloha
OWS	Ogólne Warunki Sprzedaży Aloha, dostępne na stronie alohafungi.pl
Współpraca	relacja handlowa pomiędzy Aloha a Partnerem regulowana Regulaminem i OWS

§ 3. Komu oferujemy współpracę

Współpracujemy z przedsiębiorcami, którzy:

1. prowadzą zarejestrowaną działalność gospodarczą (KRS, CEIDG lub odpowiednik zagraniczny);
2. działają w branży zgodnej z charakterem Produktów - sprzedaż detaliczna lub hurtowa suplementów diety, żywności funkcjonalnej, kosmetyków, usługi okołozdrowotne (klinika, gabinet TCM, dietetyk, trener);
3. prowadzą komunikację z klientem w sposób uporządkowany i zgodny z prawem żywnościowym - w szczególności nie używają twierdzeń leczniczych ani nie kompromitują wartości marki;
4. akceptują zasady niniejszego Regulaminu oraz OWS.

Zastrzegamy sobie prawo do odmowy lub zakończenia współpracy, jeśli sposób prowadzenia działalności Partnera zagraża reputacji marki Aloha lub jest niezgodny z obowiązującym prawem.

§ 4. Jak zaczynamy współpracę

Proces jest prosty i zwykle trwa 2-4 tygodnie:

1. Zgłoszenie - wysyłasz wiadomość na b2b@alohafungi.com lub przez formularz kontaktowy na stronie. Podajesz: dane firmy, profil działalności, jakie Produkty Cię interesują i orientacyjną skalę.
2. Rozmowa wstępna - ustalamy zakres współpracy: dystrybucja gotowych Produktów, surowce do Twoich blendów, czy private label.
3. Próbki i oferta - wysyłamy próbki (zwykle płatne, koszt zaliczamy do pierwszego zamówienia), aktualny cennik B2B i odpowiedzi na pytania jakościowe (CoA, specyfikacje).
4. Pierwsze zamówienie - traktujemy je jako test współpracy. Warunki płatności i dostawy zgodne z OWS (pierwsze dwa zamówienia płatne z góry).
5. Dalsza współpraca - po pozytywnym pierwszym cyklu uzgadniamy stałe warunki, MOQ, terminy płatności, harmonogram dostaw.

Nie zawieramy „umów ramowych dla samej zasady” - preferujemy działać po pierwszej, udanej transakcji.

§ 5. Trzy modele współpracy

Model 1. Dystrybucja gotowych Produktów Aloha. Partner kupuje gotowe Produkty w opakowaniu i pod marką Aloha, po czym dystrybuuje je swoim klientom - w sklepie, online, w gabinecie lub klinice.

Model 2. Surowce do własnych produktów Partnera. Partner kupuje ekstrakty lub proszki Aloha i wykorzystuje je jako składnik własnych produktów (blendy, kapsułki, kosmetyki). W tym modelu Partner staje się producentem produktu końcowego w rozumieniu prawa żywnościowego i ponosi pełną odpowiedzialność za produkt końcowy - jego skład, etykietowanie, zgłoszenie do GIS oraz marketing.

Model 3. Private label. Aloha produkuje Produkty na zlecenie Partnera, w opakowaniu i pod marką Partnera, zgodnie z indywidualnie uzgodnioną specyfikacją. Partner staje się podmiotem wprowadzającym suplement diety do obrotu, dokonuje zgłoszenia do GIS i odpowiada za etykietę, oświadczenia zdrowotne oraz całość komunikacji marketingowej.

Modele można łączyć (np. dystrybucja + równolegle private label).

§ 6. Zamówienia, ceny, płatności (skrót)

Pełne zasady transakcyjne zawiera OWS. W skrócie:

• Cennik B2B przekazujemy Partnerowi na początku współpracy. Obowiązuje cennik aktualny w dniu zamówienia.
• MOQ (minimalna ilość zamówienia) zależy od Produktu i modelu współpracy - komunikujemy razem z cennikiem.
• Zamówienia składasz e-mailem na b2b@alohafungi.com lub przez uzgodniony kanał - z pełną specyfikacją (Produkt, ilość, adres dostawy, oczekiwany termin).
• Płatność - pierwsze dwa zamówienia płatne z góry; następnie standardowo 21 dni od daty faktury. Większe zamówienia (powyżej 10 000 EUR) mogą wymagać częściowej przedpłaty zgodnie z OWS.
• Dostawa - EXW Warszawa (Incoterms 2020), koszty transportu po stronie Partnera.

§ 7. Czego od Ciebie oczekujemy

To jest sekcja, którą trzeba przeczytać uważnie - szczególnie jeśli prowadzisz private label lub wykorzystujesz nasze surowce we własnych produktach.

7.1. Zgodność z prawem żywnościowym

Partner odpowiada za zgodność każdego Produktu, który wprowadza do obrotu pod własną marką, z:

• rozporządzeniem (UE) nr 1169/2011 (informacje dla konsumentów na etykiecie);
• rozporządzeniem (WE) nr 1924/2006 (oświadczenia zdrowotne i żywieniowe - wyłącznie autoryzowane przez EFSA i w warunkach autoryzacji);
• ustawą z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia - w szczególności zgłoszeniem produktu do Głównego Inspektora Sanitarnego (GIS) przed pierwszym wprowadzeniem do obrotu;
• nowymi zasadami reklamy suplementów diety obowiązującymi od 1 stycznia 2026 r. - planszą ostrzegawczą i zakazem wykorzystywania wizerunku osób w zawodach medycznych.

Pełna lista obowiązków regulacyjnych - w § 8 OWS.

7.2. Bez twierdzeń leczniczych - twardy zakaz

W żadnej komunikacji dotyczącej Produktów (etykieta, opis sklepowy, social media, blog, mailing, sprzedaż osobista, opakowanie) Partner nie używa twierdzeń, że Produkty leczą, zapobiegają chorobom, łagodzą ich objawy lub je diagnozują. Dotyczy to również sugestii pośrednich („zwalcza X”, „skuteczny w terapii Y”, „naturalny lek na Z”, „uleczy”, „wyleczy”).

Wszelka komunikacja zdrowotna ogranicza się do oświadczeń znajdujących się w rejestrze oświadczeń zdrowotnych EFSA i jest formułowana w warunkach ich autoryzacji.

Naruszenie tej zasady jest podstawą do natychmiastowego zakończenia współpracy (§ 12).

7.3. Materiały marketingowe

• Materiały tworzone przez Aloha (zdjęcia, opisy, grafiki, filmy) Partner może wykorzystywać do promocji Produktów Aloha - w okresie trwania współpracy, bez modyfikacji treści merytorycznej.
• Własne materiały Partnera dotyczące Produktów Aloha Partner przygotowuje z zachowaniem wymogów § 7.1 i § 7.2.
• Przy modelu private label - na żądanie Aloha Partner przesyła do akceptacji projekt etykiety oraz kluczowe materiały marketingowe przed ich publikacją.

7.4. Informowanie o problemach

Partner niezwłocznie informuje Aloha o:

• reklamacjach klientów dotyczących jakości, bezpieczeństwa lub etykietowania Produktów;
• zawiadomieniach, kontrolach lub decyzjach od GIS, IJHARS, Inspekcji Handlowej, UOKiK;
• zgłoszeniach w systemie RASFF dotyczących Produktów lub składników podobnych;
• przypadkach podejrzenia naruszenia znaków towarowych lub praw autorskich Aloha, o których Partner się dowiedział.

§ 8. Co my dajemy z naszej strony

• Aktualny cennik B2B - przekazujemy na początku współpracy i przed każdą istotną zmianą.
• Dokumentacja jakościowa - certyfikat analizy (CoA) na żądanie, deklaracje zgodności opakowań, specyfikacje techniczne.
• Próbki - w ustalonym, rozsądnym zakresie; zwykle płatne, koszt zaliczamy do pierwszego zamówienia.
• Wsparcie merytoryczne - odpowiadamy na pytania o pochodzenie surowca, parametry ekstrakcji, sugerowane dawkowanie (do wewnętrznego użytku Partnera, nie do publikacji).
• Powiadamianie o zmianach - istotne zmiany w specyfikacjach, dostępności lub formule Produktów komunikujemy z minimum 30-dniowym wyprzedzeniem (poza siłą wyższą).

§ 9. Marka, znaki towarowe, materiały

Marka „Aloha”, „Aloha Fungi”, logotyp, opisy Produktów, fotografia produktowa i graficzne elementy marki są własnością Aloha lub Aloha posiada do nich prawa.

Partner może w okresie współpracy używać tych elementów wyłącznie do:

• promocji konkretnych Produktów Aloha w swojej działalności sprzedażowej;
• przedstawiania się jako autoryzowany dystrybutor lub dystrybutor produktów Aloha - jeśli zostało to wyraźnie potwierdzone na piśmie.

Partner nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Aloha:

• modyfikować logo, kolorystyki ani treści marki Aloha;
• rejestrować domen, kont w social mediach ani znaków towarowych zawierających słowo „Aloha”, „Aloha Fungi” lub elementy graficzne marki;
• używać marki Aloha w połączeniu z innymi markami w sposób sugerujący partnerstwo wykraczające poza dystrybucja;
• używać materiałów Aloha po zakończeniu współpracy.

Po zakończeniu współpracy Partner w terminie 30 dni usuwa materiały marki Aloha ze swoich kanałów (strona internetowa, social media, druki, oznakowanie sklepu). Może dokończyć dystrybucja legalnie nabytych zapasów Produktów Aloha w oryginalnym opakowaniu - pod warunkiem, że nie naruszają one prawa żywnościowego (data ważności, oznakowanie).

Program co-brandingu. Aloha prowadzi program, w ramach którego Partner - po spełnieniu określonych kryteriów - może uzyskać prawo do oznaczania własnych produktów Partnera znakami „Made with Aloha Fungi Extracts” lub „Aloha Fungi Approved”. Szczegółowe zasady programu (kryteria, procedura, zakres licencji, podstawy wycofania znaku) określa Załącznik nr 1 do Regulaminu - Program co-brandingu. Bez przystąpienia do programu i pisemnej zgody Aloha Partner nie jest uprawniony do umieszczania znaków marki Aloha na własnych produktach.

§ 10. Poufność

Informacje, jakie strony wymieniają w trakcie Współpracy - cenniki, kalkulacje, receptury (private label), dane dostawców, listy klientów, know-how - są poufne. Strony nie ujawniają ich osobom trzecim ani nie wykorzystują do innych celów niż realizacja Współpracy, w okresie jej trwania oraz przez 3 lata po jej zakończeniu.

Z obowiązku poufności wyłączone są informacje:

• publicznie dostępne bez naruszenia poufności;
• znane stronie wcześniej z legalnego źródła;
• których ujawnienie wymaga prawo, prawomocny wyrok sądu lub decyzja właściwego organu - w niezbędnym zakresie.

§ 11. Wyłączność - zwykle brak

Domyślnie współpraca jest niewyłączna. Aloha może współpracować z innymi partnerami na tym samym terytorium i w tym samym kanale; Partner może oferować produkty konkurencyjne.

Ewentualna wyłączność - terytorialna, kanałowa albo asortymentowa - wymaga odrębnej, pisemnej umowy określającej co najmniej: zakres wyłączności, minimalne obroty lub wolumeny, czas trwania, sankcje za niewykonanie.

§ 12. Zakończenie współpracy

Z 30-dniowym wypowiedzeniem. Każda strona może zakończyć Współpracę z 30-dniowym wypowiedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego, w formie pisemnej lub e-mailowej, bez podania przyczyny.

Ze skutkiem natychmiastowym - Aloha może zakończyć Współpracę bez wypowiedzenia w przypadku:

• rażącego naruszenia obowiązków z § 7 (compliance, twierdzenia lecznicze, brak zgłoszenia do GIS);
• istotnego zalegania z płatnościami - powyżej 30 dni od terminu wymagalności i mimo wezwania;
• niewypłacalności lub ogłoszenia upadłości Partnera;
• działania szkodzącego renomie marki Aloha (publiczne kontrowersje, kompromitujące treści, naruszenia praw osób trzecich z udziałem Produktów).

Po zakończeniu - Partner:

• reguluje wszystkie zaległe zobowiązania finansowe;
• w 30 dni usuwa materiały marki Aloha (§ 9);
• może dokończyć dystrybucja legalnie nabytych zapasów (chyba że zakończenie nastąpiło z powodu wadliwości Produktów - w takim przypadku Aloha określa procedurę wycofania).

§ 13. Jak ten Regulamin ma się do innych dokumentów

W relacji z Partnerem obowiązują trzy poziomy dokumentów (od najmocniejszego):

1. Indywidualna umowa pisemna - jeśli zostanie zawarta, ma pierwszeństwo nad wszystkim;
2. Ogólne Warunki Sprzedaży (OWS) - szczegółowe warunki każdej transakcji (cena, płatność, dostawa, rękojmia, odpowiedzialność cywilna);
3. Regulamin Współpracy - ramy operacyjne (jak współpracujemy, zasady marki, compliance, zakończenie).

W razie sprzeczności między Regulaminem a OWS - dla spraw transakcyjnych pierwszeństwo ma OWS; dla spraw współpracy, marki i compliance - Regulamin.

§ 14. Sprawy końcowe

• Prawo właściwe: prawo polskie. Zastosowanie Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) wyłączone.
• Sąd właściwy: sąd właściwy dla siedziby Aloha (Warszawa). Aloha może dochodzić roszczeń również przed sądem właściwym dla siedziby Partnera.
• Zmiany Regulaminu: Aloha może aktualizować Regulamin. Istotne zmiany komunikujemy Partnerom z minimum 30-dniowym wyprzedzeniem. Złożenie nowego zamówienia po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.
• Forma: zmiany Regulaminu - w formie pisemnej lub dokumentowej (e-mail).
• Język: Regulamin sporządzony w języku polskim; tłumaczenia mają charakter pomocniczy, rozstrzygająca jest wersja polska.

---

Kontakt w sprawach współpracy:

ALOHA WEALTH AND WELLNESS Sp. z o.o.
ul. Solec 81B/73A, 00-382 Warszawa
KRS 0000677233 · NIP 7010688450
e-mail: b2b@alohafungi.com
www: alohafungi.pl

Ostatnia aktualizacja: 25 maja 2026 r. · Wersja 1.0